Cómo abrimos Reversso en México desde cero

Importante: Este post cuenta el proceso de como abrimos una empresa que estaba constituida en Chile. Si tu startup está en otro país, seguro varios detalles serán diferentes, pero esto te puede servir como apoyo.

Para partir, quiero decirte que esto no es una guía definitiva, tampoco un consejo legal (de hecho yo no soy abogado) ni seguramente la forma más rápida o eficiente de hacerlo. Es la forma como lo hicimos en Reversso y mi objetivo es que leyendo esto, te hagas una idea y puedas ganar la mayor cantidad de tiempo en un proceso, que en mi caso, pudo haber sido más rápido si hubiese tenido una referencia de la cual guiarme.

En la etapa 0, cuando se nos ocurrió abrir, lo primero que hice fue preguntar entre founders conocidos qué #$%& hacer como empezar con los trámites. Ya habíamos mirado el mercado y considerábamos que el problema estaba mal resuelto, así que sin tener empresa todavía, ya estábamos ofreciendo nuestra solución. La recepción fue increíblemente buena y a las pocas semanas, ya teníamos clientes que querían usar Reversso aunque fuera en su nivel más básico (por lo limitados que estábamos al no ser empresa). Preferían empezar rápido con algo, que seguir como estaban.

¿Qué tiene que ver esto con el proceso? Que nos dimos cuenta que estábamos tarde. Así que si todavía ves muy lejano llegar a México con tu startup, que tal vez te hará sentido pensarlo en unos 6 meses más, entonces hoy es un buen día para empezar.

Muy en simple, el proceso es: Constituir sociedad, darse de alta en el SAT (Servicio de Administración Tributaria) sacar una firma electrónica y abrir una cuenta de banco. Pero como no siempre las cosas son como uno espera, vamos paso por paso con los detalles.

Paso número uno: Necesitas un abogado.

Esto puede sonar evidente, pero al menos yo, no tenía ninguna conexión con alguien del mundo legal en México. Conversé con empresas especialistas en softlanding y con algunos estudios de abogados. Tuve hartas reuniones y en general todos recomendaban servicios muy parecidos. Finalmente escogí lo que más me hizo sentido con respecto a lo que nosotros buscábamos: abrir lo antes posible y que la constitución y administración fuera simple. Para eso, decidimos abrir una Sociedad de Responsabilidad Limitada de Capital Variable (S.de R.C.V). Lo hicimos con la empresa Legalmind.

Nos recomendaron esta figura legal porque nosotros la queríamos para operar localmente y prácticamente para nada más. Si tú estás pensando tu empresa mexicana para levantar capital, o que sea tu sociedad matriz, existen otras figuras que (creo) funcionan mejor (como las SAPI). Insisto que esto no es una recomendación personal. Yo no soy experto en leyes ni tampoco en sociedades en México. Además de haber trabajado la constitución con abogados en México, lo hicimos con apoyo de abogados en Chile que conocían nuestra empresa.

Volviendo al punto, te diría que la constitución fue uno de los procesos más simples. En general los estatutos que se inscriben son bastante estándar. Sí hay un tiempo invertido en aclaraciones jurídicas, en que entiendan bien tu actividad, que la estructura societaria te haga sentido como founder y otros detalles, pero que no son nada terrible.

Un detalle, es que una de las primeras conversaciones, fue en noviembre. Como estaba terminando el año, había que cumplir con varias formalidades de cierre que no hacían sentido para una empresa que iba a ser de creación muy reciente y que no iba a alcanzar a facturar. No convenía partir en ese momento, así que esperamos hasta enero para inscribir la sociedad.

Segundo: Un socio mexicano

Para que se puedan hacer los trámites internos de inscripción, la persona que los haga tiene que ser mexicana (o tener residencia fiscal en México). Los abogados, los únicos mexicanos que conocíamos hasta ese momento, no pueden serlo por ley. Como tampoco ninguno de nosotros cumplía con los requisitos, había que buscar un socio o un representante legal.

Suena aterrador, pero en realidad no lo es. Nosotros le entregamos un poder por un año a nuestros contadores mexicanos (C3 Contadores). Venían recomendados y tenían experiencia en representar startups ante las instituciones públicas. Tras un par de reuniones que nos permitieron conocernos, tomamos la decisión. (Sí, por supuesto que debe ser una persona en la que puedas confiar).

Hasta aquí, todo es parte de la negociación y los acuerdos que llegas. El proceso empieza ahora.

El proceso (y los imponderables)

Reversso S d R L C V

Primero, para dar el vamos a la constitución, había que pagar los servicios legales por adelantado. El pago había que hacerlo en pesos mexicanos y nuestra cuenta corriente del banco no tenía activada las transferencias internacionales. Hicimos la solicitud interna en nuestro banco (un viernes), tuve que esperar 48 horas hábiles ⏳ para que nos activaran la compra de divisas, comprar los pesos mexicanos y recién ahí transferir.

Pro Tip💡 : Más abajo te cuento como hicimos otros pagos internacionales con Global66 y con Paypal, que resultaron mucho más fácil y rápido.

Listo el pago y cuando el borrador de la constitución estaba listo, faltaba incluir los poderes que dábamos a nuestros representantes legales. Estos poderes tenían que mandarse físicamente firmados y apostillados para que pudieran agregarse a la escritura (Por si no sabes, apostillar es como firmar ante notario, pero ante una convención a la que tanto Chile como México pertenecen y te sirve para legalizar documentos internacionales en tu país). El trámite de la apostilla se demoró una semana.

Ahora, con los poderes apostillados en mi mano, tenía que mandárselos físicamente a los abogados en México. Fui a una sucursal de Courier y pasó prácticamente otra semana en que llegaran los documentos 😑. Lo hice con DHL porque operaba directo en los dos países y los couriers nacionales lo hacían a través de alianzas con otras empresas. Era una opción un poco más barata, pero se demoraba más.

Ya por fin parecía que terminábamos esta primera parte, pero apareció un nuevo imponderable. Las 3 opciones que habíamos propuesto como razón social para nuestra sociedad, habían sido rechazadas por la Secretaría de Economía mexicana, así que hubo que hacer toda la solicitud de nuevo. Esto se demoró como 2 semanas más. Acá recomiendo tener al menos 6 opciones que sean lo suficientemente diferentes entre ellas para que presentes como nombre para tu razón social.

Después de ese detalle, por fin nos aprobaron la sociedad 🎉. Con eso, nos llegó una cuenta por gastos notariales que tampoco tenía proyectados. Fueron aprox. USD$500. Esta vez, el pago lo mandé por Global 66. Fue muchísimo más agradable la experiencia. Creé una cuenta, transferí directamente en pesos chilenos a una cuenta de esta empresa, di la instrucción de envío al destinatario y en 3 días me avisaron que los pesos mexicanos estaban recibidos. Fue bastante cómodo y no tuve que usar la tarjeta de crédito. Eso último es un detalle pero cuando la tarjeta la usas para gastos recurrentes, no usar el cupo en otras cosas, se agradece a fin de mes.

Darse de alta para facturar en México

Sociedad 100% check ✅. Lo que sigue darse de alta en el SAT, tramitar el RFC (Registro Federal de Contribuyente), la firma electrónica y con eso, quedar habilitado para facturar.

Todos estos trámites los tiene que hacer el representante legal, en nuestro caso, nuestros contadores. Cuando íbamos a empezar, llegó marzo. Marzo es el mes de cierre fiscal en México, así que nuestros partners congelaron cualquier otro servicio que no fuera la declaración de la renta. Un mes entero out. 🚫

Retomamos en abril. Lo primero que te piden para sacar el RFC, es un domicilio fiscal, que se valida con un contrato de arriendo. Empresa chilena, trabajando desde Chile y sin planes de abrir oficina en ese momento. Bueno, existe solución. Hubo que comprar el servicio de domicilio fiscal virtual (hay empresas que te resuelven el problema pero hay que pagar mensualmente la validación del domicilio y sumar otra semana más para tener el contrato de arriendo porque son trámites que se hacen por notaría).

Con el contrato listo, el trámite fue rápido. Pasó un día entre solicitar el RFC y obtenerlo. Lo último que quedaba, era poder tener la e-firma. La e-firma como te puedes imaginar, es la firma digital necesaria para poder validar facturas electrónicas. Básicamente sin esto no puedes facturar. 🧾

Como esto lo hicimos en épocas de pandemia y las citas eran presenciales, el SAT liberaba solamente los jueves y viernes las alternativas disponibles para las próximas dos semanas 📅. Gina (ella es nuestra representante legal) se sabía el proceso de memoria, así que estaba muy atenta para cuando publicaran las fechas. Fue de las primeras y logramos tener nuestra e-firma el lunes de la semana siguiente 👏.

En esto, nos llegó la última cuenta de gastos notariales por estos trámites: aprox $USD 400 más. Esta vez los pagamos a través de Paypal. Muy buena experiencia. El pago se validó automáticamente, con el único pero que la cuenta está enlazada a la tarjeta de crédito. Es cómodo, pero usé el cupo que tengo destinado para otras cosas. Para mí fue la única desventaja.

Abrir cuenta de banco

El trámite de abrir un banco es estándar, un tanto burocrático pero por suerte la mayoría de los documentos que piden, son los mismos que necesité anteriormente (constitución, poderes, situación fiscal, domicilio, etc).

Nuevamente, este proceso sólo lo pueden hacer residentes mexicanos.

Un último detalle es que el modelo de negocio de muchos bancos en México, incluye costos transaccionales. Tiene costo transferir, ver la cartola, descargar reportes y una cantidad enorme de servicios no incluidos. Como ese modelo no nos acomodaba, nos decidimos por el BBVA, que tiene un modelo de costo mensual, con la mayoría de los servicios incluidos.  

Abrir una cuenta de banco toma entre 3 a 6 semanas, y es la última parte de todo el proceso. Con eso, definitivamente ya estás listo para vender a través de tu filial mexicana.  

Espero que este post te ayude a hacerlo en menos tiempo que nosotros. Gracias por leer.

Resumen del post:
1) Define qué tipo de sociedad te acomoda
2) Si no te vas a establecer en México, busca un socio o un representante legal mexicano de confianza.
3) Define tu mejor alternativa para enviar pagos a México
4) Los poderes hay que apostillarlos y enviarlos por Courier
5) Ten varias opciones para el nombre de tu sociedad.
6) Considera que habrán gastos notariales
7) Para darte de alta en el SAT, antes necesitarás un domicilio y un contrato de arriendo (Nosotros lo resolvimos con oficinasvirtualesmex.com
8) Teniendo el RFC, tienes que sacar la e-firma. Es casi el único trámite presencial (lo hace el representante legal)
9) Cotiza en paralelo el banco que más te acomode y cuando tengas todo lo anterior resuelto, te reduces a empezar con la apertura de la cuenta